Denne artikkelen forteller deg litt om hvordan du oppretter egendefinerte regler basert på data som blir importert.
Opprette regler
Før du starter med selve regelbyggingen kan det være lurt å finne eksempler blant postene som er importert for ha et utgangspunkt å gå etter.
I dette eksempelet har jeg 6 poster i Mengde 1 (regnskap) der 5 av postene skal gå mot én sumpost på Mengde 2 (bank).
Siden det er én post i M1 som har samme dato men ikke skal være med på summeringen må vi se på hvilke unike verdier vi kan bruke for å gruppere postene som faktisk skal være med i avstemmingen.
Her har vi et grupperingskriteria på bilagsnummer. De fem postene som tilhører hverandre har alle samme bilagsnummer, i mens den sjette posten har ulikt bilagsnummer.
Derfor velger vi her å summere på bilagsnummer, ikke dato siden vi får frem resultatet vi ønsker basert på bilagsnummer.
Du kan se litt på det som om du søker opp verdiene i avstemmingen. Om jeg hadde filtrert på dato ville alle postene vist slik, siden de har lik dato:
Men om du søker på kun bilagsnummer vil resultatet se slik ut:
Derfor er regelen satt opp slik:
1. Navn - Her setter du navn på regelen. Det kan være greit å skrive litt hva regelen gjør som vist over.
2. Mengde - Her definerer du hvilke mengder som går mot hverandre. M1 mot M2 er regnskap mot bank, M1 mot M1 er internt regnskap mot regnskap og M2 mot M2 er internt i bank.
3. Forhold - Her definerer du forholdene mellom mengdene. I dette eksempelet er forholdet at dato er lik på begge sidene.
4. Betingelse - Her setter du betingelsene for avstemmingen. I dette eksempelet er betingelsen at det i M1 skal summeres på Bilagsnummer (Voucher No). Her kan man også sette for eksempel tekstverdier. Et eksempel kunne vært at vi på M2 sa at Tekst = SUMPOST. Da vil den kun lete etter postene med teksten som er lik SUMPOST.
5. Beskrivelse - Her kan du skrive en mer utdypende beskrivelse av hva regelen gjør.
Når du har satt opp regelen basert på eksempelet i avstemmingen kan du klikke på Ferdig og regelen er da opprettet. Dersom du har flere andre regler satt opp, kan du velge å ta bort markeringen på regelen som sier noe om den er aktiv eller ei. Altså deaktivere de andre reglene for å kun teste avstemming på den ene regelen du nå har satt opp.
Gå tilbake i avstemmingen og klikk på tryllestav-ikonet for å teste avstemmingen:
Når du får opp melding om at x-antall poster er avstemt, kan du klikke på de to pilene som går mot hverandre oppe til høyre for å se avstemte poster. Da kan du finne igjen eksempelet du gikk ut i fra og verifisere at regelen faktisk fungerte som ønsket:
Dersom 0 avstemminger ble utført, må du gjerne tilbake på regelen å se hva som må endres på for å avstemme eksempelet du har gått ut i fra.
Tips: hvis du allerede har standardregler opprettet kan det være en idé å gå inn for å se litt på hvordan disse er satt opp.